Инсайты

Как эффективно проводить воркшопы онлайн

И делать это без потери качества

Длительность

В офлайне мы организовываем сессии по 6−8 часов, но онлайн людям сложно столько времени подряд сидеть за компьютером. Поэтому мы рекомендуем разбивать воркшоп на две части по 3−3,5 часа и проводить их в отдельные дни.

Лучше время для проведения — первая половина дня, когда мозг свежий и ещё не успел устать от принятия решений.

В течение каждой сессии мы устраиваем короткий перерыв, чтобы участники могли немного отдохнуть и перезагрузиться.


Участники

В офлайн-воркшопе могут участвовать 12−15 человек, а в онлайн предлагаем идти более узким кругом — до 8−10 человек, включая стратега и фасилитатора.

На воркшопы привлекаем людей из разных департаментов: маркетинга, коммуникаций, стратегии, продаж, разработки продукта. Мы меняем состав участников в зависимости от целей и задач воркшопа.

Собирайте людей, с которыми вы сможете сформировать полную картину проекта.


Подготовка

Воркшоп — это интересный, но напряженный формат работы. Поэтому мы рекомендуем участникам освободить не только время под сам воркшоп, но и 2−3 часа после него, чтобы разгрузить ум.

Для онлайн-воркшопа важна чёткая синхронизация и договорённости с участниками. Офлайн это сделать проще: вы находитесь в одном помещении, а когда человек на связи онлайн, то не всегда даже понятно, включит он камеру или нет.

Перед сессией мы высылаем участникам инструкцию, которую адаптируем под каждый воркшоп. В ней подробно рассказываем, как будет проходить работа, какими инструментами нужно владеть.

Все воркшопы проводим в Miro. Для многих это новый инструмент, поэтому мы подготовили 5-минутную видео-инструкцию.


Инструменты

Когда мы проводим офлайн-воркшоп, то используем флипчарт или маркерную доску и много стикеров. В онлайне мы полностью перенесли работу в Miro. Чтобы общаться во время сессии, обсуждать решение и делить участников на команды, используем Zoom.

При разработке воркшопа мы не используем авторские инструменты и методики. Скорее наоборот — комбинируем и адаптируем общеизвестные, но при этом часто недооценённые фреймворки. Например, Service Blueprint, CJM, контекстную диаграмму, эмоциональную кривую истории, ценностное предложение.


Процесс

На воркшопе мы просим участников включить камеры и выключить микрофоны, чтобы избежать фонового шума. Микрофон понадобится только на время обсуждения. Если у вас дома шумят дети или за окном громко разговаривают соседи, мы рекомендуем установить KRISP.

Это не значит, что большую часть времени участники работают молча. Весь воркшоп построен на постоянном обсуждении: стратег и фасилитатор ведут участников по инструментам, задают вопросы, участники отвечают и ведут диалог между собой. Каждый участник должен иметь возможность высказаться.

Стратег и фасилитатор самостоятельно фиксируют и структурируют идеи участников на доске в Miro прямо в процессе обсуждения. Также в течение воркшопа есть задания, когда каждый участник индивидуально заполняет фреймворк.

Скриншот доски Miro с ценностным предложением из воркшопа по разработке презентации для Ростелекома


Советы участникам перед началом воркшопа

  1. Освойтесь в Miro и Zoom.
  2. Выберите место со стабильным интернетом, без фонового шума, где вас никто не побеспокоит.
  3. Отключите телефон на время проведения воркшопа.
  4. Расчистите календарь и старайтесь не планировать больших и сложных дел в течение дня.


Во время воркшопа

  1. Зайдите по ссылке Zoom.
  2. Включите камеру.
  3. Не перебивайте — у каждого будет возможность высказаться.
  4. Включайте микрофон только когда хотите что-то сказать, чтобы не отвлекать друг друга посторонними звуками.
  5. Поддерживайте и развивайте идеи друг друга.
  6. Не решайте рабочие задачи параллельно.
  7. Не забывайте пить воду в процессе.


Можно ли участвовать с телефона или из машины?
К сожалению, нет. Несмотря на то, что воркшоп проходит онлайн, относитесь к нему как к офлайн-мероприятию.

Важно, чтобы доска Miro была открыта с компьютера, и вы могли быстро фиксировать мысли во время выполнения заданий.


Как оценить эффективность воркшопа

Эффективный воркшоп начинается с постановки цели и задач. В конце воркшопа мы рекомендуем собрать и зафиксировать обратную связь от всех участников и подвести итоги.

Обычно после воркшопа:
  • появляется чёткое понимание следующих шагов;
  • можно переходить к разработке продукта, но не торопитесь с этим;
  • можно брифовать команду или подрядчиков.

Если хотите заказать воркшоп — оставьте заявку.